Règlement Général de la Protection des Données 

1. Identité du responsable du traitement

Le responsable du traitement des données à caractère personnel est :

HGA Immo

[Adresse complète]

Email : [adresse email]

HGA Immo est responsable du traitement de vos données à caractère personnel conformément à la réglementation applicable.

2. Quelles données sont traitées ?

Dans le cadre de ses activités de syndic de copropriété, de gestion locative et de réalisation d’états des lieux, HGA Immo collecte et traite les données suivantes :

• Données d’identification : nom, prénom, état civil, date de naissance, nationalité, adresse, téléphone, email

• Données professionnelles : profession, secteur d’activité

• Données financières : IBAN, BIC/SWIFT, informations nécessaires à la gestion des paiements et obligations comptables

• Données liées aux biens immobiliers : informations contractuelles, baux, charges, états des lieux, photographies

• Données de navigation : adresse IP, cookies, comportement sur le site

• Données de communication : emails, messages, formulaires

• Données de candidature : CV, lettres de motivation

• Données de compte utilisateur (le cas échéant)

• Toute donnée fournie volontairement

HGA Immo veille à ne collecter que les données strictement nécessaires.

3. Pourquoi traitons-nous vos données ?

Vos données sont traitées pour les finalités suivantes :

• Gestion des activités de syndic et de copropriété

• Gestion locative (baux, loyers, charges)

• Réalisation d’états des lieux

• Exécution des contrats

• Gestion administrative, comptable et juridique

• Réponse aux demandes d’information

• Communication avec les clients, locataires et copropriétaires

• Marketing (uniquement avec consentement)

• Gestion des candidatures

• Défense des droits de HGA Immo

4. Base juridique des traitements

Les traitements reposent sur :

• L’exécution d’un contrat

• Le respect d’obligations légales

• L’intérêt légitime de HGA Immo

• Le consentement (marketing, cookies)

Le consentement peut être retiré à tout moment.

5. Partage des données

Les données peuvent être transmises uniquement si nécessaire à :

• copropriétaires, propriétaires, locataires

• prestataires techniques et informatiques

• comptables, avocats, auditeurs

• notaires

• autorités publiques

Tous les intervenants sont soumis à une obligation de confidentialité.

6. Durée de conservation

Le syndic ne conserve vos données que pendant le temps raisonnablement nécessaire aux finalités poursuivies, et en accord avec les exigences légales, et pour une durée maximale de 10 ans après la clôture de votre dossier.

7. Droits des personnes concernées

Vous disposez des droits suivants :

7.1. Droit d’accès

Vous avez le droit d’obtenir la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont ou ne sont pas traitées, ainsi que d’accéder à ces données et aux informations suivantes : finalités du traitement, catégories de données concernées, destinataires, durée de conservation.

7.2. Droit de rectification

Vous pouvez demander, sans frais, la rectification ou la mise à jour de vos données personnelles si celles-ci sont inexactes, incomplètes ou obsolètes.

7.3. Droit à l’effacement (droit à l’oubli)

Vous pouvez obtenir l’effacement de vos données personnelles dans les cas prévus par la réglementation, notamment lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Toutefois, HGA Immo pourra conserver certaines données lorsque leur traitement est nécessaire pour respecter une obligation légale (notamment en matière comptable, fiscale, ou liée à la gestion de copropriété et aux baux).

Dans le cadre des activités de syndic et de gestion locative, certaines données doivent être conservées pendant les délais légaux applicables et ne peuvent donc pas être supprimées immédiatement.

7.4. Droit à la limitation du traitement

Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données, notamment en cas de contestation de leur exactitude ou de l’usage qui en est fait.

7.5. Droit d’opposition

Vous pouvez vous opposer, à tout moment et sans justification, à l’utilisation de vos données à des fins de prospection commerciale.

Lorsque le traitement est fondé sur l’intérêt légitime de HGA Immo, vous pouvez également vous y opposer pour des raisons tenant à votre situation particulière, sauf motifs légitimes et impérieux prévalant sur vos droits et libertés.

7.6. Droit à la portabilité

Dans la mesure où le traitement est fondé sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat, vous avez le droit de recevoir les données personnelles que vous avez fournies à HGA Immo dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de les transmettre à un autre responsable du traitement lorsque cela est techniquement possible.

Exercice des droits

Email : [email]

Adresse : [adresse]

Une preuve d’identité peut être demandée.

Réponse sous 1 mois (prolongeable à 3 mois).

Réclamation

Vous pouvez introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données (Belgique).

8. Sécurité des données

HGA Immo met en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données contre :

• accès non autorisé

• perte

• destruction

• altération

Le personnel est soumis à une obligation de confidentialité stricte.

9. Marketing et communications

Vous pouvez à tout moment :

• retirer votre consentement

• vous opposer aux communications commerciales

via email ou lien de désinscription.

10. Cookies

Le site utilise des cookies nécessaires et, le cas échéant, des cookies analytiques ou marketing soumis à votre consentement.

Un outil de gestion des cookies permet de modifier vos préférences à tout moment.

11. Mise à jour

HGA Immo se réserve le droit de modifier la présente politique.

Conditions générales

Article 1 – Identification du prestataire et champ d'application

Les présentes Conditions Générales de Prestation de Services (ci-après « CGPS ») régissent l'ensemble des relations contractuelles entre HGA Immo, société dont le siège social est situé en Belgique (numéro BCE : [À COMPLÉTER], ci-après « HGA Immo »), et toute personne physique ou morale (ci-après « le Client ») faisant appel à ses services.

HGA Immo est agréée auprès de l'Institut Professionnel des Agents Immobiliers (IPI) sous le numéro [À COMPLÉTER], et exerce ses activités dans le respect du Code de déontologie IPI et de la réglementation applicable aux agents immobiliers en Belgique.

HGA Immo exerce les activités suivantes : syndic de copropriété (gestion d'immeubles en copropriété forcée conformément au Code civil belge, Titre II, Chapitre III) ; gestion locative (gestion de biens immobiliers pour le compte de propriétaires bailleurs) ; états des lieux (établissement d'états des lieux d'entrée et de sortie) ; accompagnement administratif et réglementaire en matière immobilière, accessoire aux missions ci-dessus.

Les présentes CGPS s'appliquent tant aux Clients professionnels (B2B) qu'aux Clients consommateurs (B2C), c'est-à-dire toute personne physique agissant à des fins qui n'entrent pas dans le cadre de son activité professionnelle (art. I.1, 2° du Code de droit économique). Lorsque le Client est un consommateur, les dispositions impératives du Livre VI du Code de droit économique s'appliquent de plein droit et priment sur toute disposition contraire des présentes CGPS.

Toute demande de service adressée à HGA Immo emporte l'acceptation pleine et entière des présentes CGPS.

Article 2 – Formation du contrat de prestation

Chaque mission confiée à HGA Immo fait l'objet d'une convention écrite spécifique (ci-après « la Convention ») signée par les parties avant le début de la prestation. La Convention précise notamment l'objet de la mission, les honoraires applicables, la durée et les conditions particulières convenues.

En l'absence de Convention signée, les présentes CGPS s'appliquent de plein droit à toute prestation effectivement réalisée par HGA Immo à la demande du Client.

Conformément à l'article VI.2 du Code de droit économique, tout Client consommateur reçoit, avant la conclusion du contrat, une information claire sur les caractéristiques essentielles des services, leur prix, la durée du contrat et les conditions de résiliation. Le contrat conclu à distance ou hors établissement avec un consommateur est soumis aux règles des articles VI.45 et suivants du Code de droit économique, notamment le droit de rétractation de 14 jours lorsqu'il est applicable.

HGA Immo se réserve le droit de refuser toute mission contraire à l'éthique professionnelle, au Code de déontologie IPI ou à la législation en vigueur.

Article 3 – Description des services

3.1 Syndic de copropriété

Dans le cadre de son mandat de syndic, HGA Immo assure la gestion administrative, financière et technique des parties communes d'un immeuble en copropriété, conformément aux dispositions du Code civil belge et au règlement de copropriété applicable. Le mandat de syndic est formalisé par une convention approuvée en assemblée générale des copropriétaires. Les honoraires sont fixés selon le barème approuvé en assemblée générale. Toute prestation exceptionnelle fera l'objet d'une facturation complémentaire après accord des copropriétaires ou du conseil de copropriété.

3.2 Gestion locative

La mission de gestion locative comprend, selon les termes de la Convention, tout ou partie des prestations suivantes : recherche et sélection de locataires, rédaction des baux, perception des loyers et charges, suivi des contentieux locatifs, gestion des travaux d'entretien courant, et représentation du bailleur dans ses relations avec les locataires et les tiers. Le mandat est conclu pour une durée déterminée ou indéterminée. En cas de mandat à durée indéterminée, chaque partie peut y mettre fin moyennant un préavis de [À COMPLÉTER] mois notifié par lettre recommandée.

3.3 États des lieux

HGA Immo établit des états des lieux d'entrée et de sortie, descriptifs et contradictoires, conformément aux dispositions légales applicables dans la Région concernée (Bruxelles-Capitale, Wallonie ou Flandre). L'état des lieux est dressé en présence des parties ou de leurs représentants dûment mandatés, et signé séance tenante. En cas d'absence injustifiée d'une partie lors d'un rendez-vous fixé, HGA Immo se réserve le droit de facturer les frais de déplacement et d'immobilisation au tarif horaire préalablement communiqué au Client.

Article 4 – Honoraires, facturation et paiement

Les honoraires sont déterminés selon le barème tarifaire en vigueur au moment de la conclusion de la Convention. Les prix sont exprimés en euros, toutes taxes comprises (TTC) pour les Clients consommateurs, hors TVA pour les Clients professionnels. Tout Client consommateur est informé du prix total TTC avant la conclusion du contrat. Aucun frais supplémentaire ne peut être facturé sans son accord préalable exprès (art. VI.3 du Code de droit économique).

Les factures sont payables dans un délai de 30 jours calendrier à compter de leur date d'émission, sauf délai différent stipulé dans la Convention.

Pour les Clients professionnels (B2B) : en cas de retard de paiement, un intérêt de retard au taux légal applicable aux transactions commerciales (loi du 2 août 2002) est dû de plein droit et sans mise en demeure, ainsi qu'une indemnité forfaitaire de 40 euros.

Pour les Clients consommateurs (B2C) : en cas de retard de paiement, HGA Immo adressera une mise en demeure écrite. À défaut de paiement dans les 14 jours suivant cette mise en demeure, des intérêts et indemnités pourront être réclamés dans les limites de l'article XIX.4 du Code de droit économique.

HGA Immo se réserve le droit de réviser ses honoraires annuellement selon l'évolution de l'indice des prix à la consommation, avec un préavis écrit d'au moins 30 jours.

Article 5 – Obligations des parties

HGA Immo s'engage à exécuter ses missions avec diligence et professionnalisme, dans le respect du Code de déontologie IPI et des réglementations applicables. HGA Immo est soumis à une obligation de moyens et non de résultat, sauf stipulation contraire expresse dans la Convention. HGA Immo s'engage à informer le Client de tout élément significatif affectant l'exécution de sa mission dans les meilleurs délais, et à respecter la confidentialité des informations communiquées.

Le Client s'engage à fournir à HGA Immo toutes les informations, documents et accès nécessaires à la bonne exécution de la mission dans les délais requis. Tout retard ou défaut de communication imputable au Client dégage HGA Immo de toute responsabilité qui en résulterait directement. Le Client s'engage à régler les honoraires dans les délais convenus.

Article 6 – Responsabilité

HGA Immo est tenu à une obligation de moyens. Sa responsabilité ne peut être engagée qu'en cas de faute prouvée, à l'exclusion de tout aléa inhérent à l'activité immobilière ou aux décisions prises par le Client ou des tiers.

Pour les Clients professionnels (B2B) : la responsabilité de HGA Immo est limitée au montant des honoraires perçus au titre de la mission concernée au cours des 12 derniers mois précédant le sinistre, sauf dol ou faute lourde prouvée. Toute action en responsabilité doit être introduite dans un délai de 12 mois à compter de la connaissance du dommage.

Pour les Clients consommateurs (B2C) : conformément aux articles VI.83 et suivants du Code de droit économique, les limitations de responsabilité ci-avant ne s'appliquent pas lorsqu'elles créeraient un déséquilibre manifeste. La responsabilité de HGA Immo envers un Client consommateur ne peut être exclue ni limitée en cas de dommage corporel, de dol ou de faute lourde. Le Client consommateur peut saisir le Service de Médiation pour le Consommateur (www.mediationconsommateur.be).

Concernant l'accompagnement administratif et réglementaire : les informations fournies par HGA Immo constituent une information pratique accessoire et non un avis juridique. HGA Immo décline toute responsabilité pour les conséquences d'une décision prise par le Client sur la base des informations fournies de bonne foi. Pour toute situation juridique complexe ou contentieuse, le Client est expressément invité à consulter un avocat inscrit au barreau.

Article 7 – Droit de rétractation (Clients consommateurs)

Conformément aux articles VI.47 et suivants du Code de droit économique, tout Client consommateur ayant conclu un contrat à distance ou hors établissement dispose d'un droit de rétractation de 14 jours calendrier à compter de la conclusion du contrat, sans avoir à justifier sa décision. Pour exercer ce droit, le consommateur notifie sa décision à HGA Immo par tout moyen écrit avant l'expiration du délai. Un formulaire type est disponible sur demande.

Exception : si le Client consommateur a expressément demandé que la prestation commence avant la fin du délai de rétractation, il sera redevable d'un montant proportionnel aux services fournis jusqu'à la date de notification de sa rétractation. Le droit de rétractation ne s'applique pas aux contrats conclus en établissement ni aux contrats pleinement exécutés avec l'accord préalable exprès du consommateur.

Article 8 – Durée, renouvellement et résiliation

La durée du contrat est précisée dans la Convention. À défaut, le contrat est conclu pour une durée indéterminée. Chaque partie peut résilier un contrat à durée indéterminée moyennant un préavis écrit par lettre recommandée, dans le respect du délai prévu à la Convention.

Pour les Clients consommateurs : toute clause pénale ou indemnité de résiliation doit être proportionnée au préjudice réellement subi par HGA Immo. Une indemnité manifestement disproportionnée serait réputée non écrite (art. VI.83, 24° du Code de droit économique). Le Client consommateur peut résilier un contrat à durée indéterminée à tout moment avec un préavis raisonnable, sans pénalité disproportionnée.

En cas de manquement grave d'une partie à ses obligations, l'autre partie peut résilier le contrat avec effet immédiat après mise en demeure restée sans effet pendant 15 jours ouvrables.

Article 9 – Confidentialité

HGA Immo s'engage à maintenir strictement confidentielle toute information communiquée par le Client dans le cadre de la prestation. Cette obligation perdure pendant 5 ans après le terme du contrat. Réciproquement, le Client s'engage à ne pas divulguer les méthodes de travail, outils ou informations internes de HGA Immo dont il pourrait avoir connaissance.

Article 10 – Pratiques commerciales et clauses abusives

HGA Immo s'engage à ne recourir à aucune pratique commerciale déloyale, trompeuse ou agressive au sens du Livre VI du Code de droit économique. Toute clause des présentes CGPS jugée abusive au sens de l'article VI.83 du Code de droit économique est réputée non écrite. Les autres dispositions restent en vigueur. En cas de litige non résolu, le Client consommateur peut saisir gratuitement le Service de Médiation pour le Consommateur : www.mediationconsommateur.be — Rue Belliard 15-17 bte 6, 1040 Bruxelles.

Article 11 – Force majeure

Aucune des parties ne pourra être tenue responsable d'un manquement résultant d'un cas de force majeure, incluant notamment : catastrophe naturelle, pandémie, guerre, incendie, interruption des réseaux de communication, décision gouvernementale rendant l'exécution impossible. La partie invoquant la force majeure en informe l'autre par écrit dans les meilleurs délais. Si l'événement se prolonge au-delà de 60 jours, chaque partie pourra résilier le contrat sans indemnité, par lettre recommandée.

Article 12 – Droit applicable et juridiction compétente

Les présentes CGPS sont exclusivement régies par le droit belge. En cas de litige, les parties s'engagent à rechercher une solution amiable dans un délai de 30 jours.

Pour les Clients consommateurs : conformément à l'article VI.83, 20° du Code de droit économique, le Client consommateur peut toujours saisir le tribunal de son domicile. Plateforme européenne de règlement en ligne des litiges : www.ec.europa.eu/consumers/odr.

Pour les Clients professionnels (B2B) : à défaut de règlement amiable, compétence exclusive est attribuée aux Tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles.